Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi NTT dalam menjalankan tugasnya menyelenggarakan urusan
kearsipan dan urusan perpustakaan.
Dalam perjalanan pembentukan Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT tidak terlepas dari 2 (dua) dinas
sebelumnya yakni Dinas Kearsipan Provinsi NTT dan Dinas Perpustakaan Provinsi
NTT, untuk itu perlu melihat kembali perjalanan pembentukan Dinas Perpustakaan
Provinsi NTT dan Dinas Kearsipan Provinsi NTT sebelum sampai pada pembentukan
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT.
Pembentukan
Dinas Perpustakaan Provinsi NTT
Berdasarkan SK. Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 19103/C/1956 tepatnya tanggal 23 Mei 1956
secara resmi berdiri Perpustakaan Negara di Kupang yang berlokasi di Jalan
Tompello No.1 Kupang.
Kemudian berdasarkan
SK. Menteri Kebudayaan Nomor 0199/01/1978 tanggal 23 Juni 1978, Perpustakaan
Negara diubah menjadi Perpustakaan Wilayah dan berada di bawah Pusat Pembinaan
Perpustakaan yang merupakan UPTD dari Dirjen Kebudayaan dan Pendidikan.
Berdasarkan Keputusan Menteri
Mendidikan dan Kebudayaan Nomor 0301/81 Tahun 1981 tentang Pokok-pokok
kebijakan Pembinaan perpustakaan di Indonesia, maka Perpustakaan Wilayah
Provinsi Nusa Tenggara Timur sebagai perpanjangan Pusat Pembinaan Perpustakaan
Departemen pendidikan dan Kebudayaan mempunyai tugas membina semua jenis
perpustakaan di daerah.
Dengan adanya Keputusan
Presiden Nomor 11 Tahun 1989 tentang Perpustakaan Nasional RI, maka
perpustakaan Wilayah di Kupang diubah menjadi Perpustakaan Daerah NTT dan
bertanggungjawab kepada Kepala Perpustakaan Nasional RI. Sedangkan Perpustakaan
Nasional RI bertanggungjawab kepada Presiden RI.
Perpustakaan Daerah
merupakan perpanjangan perpustakaan nasional di daerah dan dalam pelaksanaan
tugas memperhatikan petunjuk Gubernur.
Berdasarkan Keputusan Presiden
RI No. 50 Tahun 1997 tanggal 29 Desember 1997, Perpustakaan Daerah diubah
menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi dan dinaikkan statusnya menjadi Eselon
II.
Seiring dengan pemberlakuan
Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang otonomi Daerah, maka berdasarkan
Keputusan Gubernur NTT Nomor 42 Tahun 2001 tanggal 22 Agustus 2001 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja Badan
Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur menjadi Badan Perpustakaan Provinsi
NTT.
Berdasarkan
Peraturan Daerah Provinsi NTT Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata
Kerja Inspektorat, Bappeda dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Nusa Tenggara
Timur. Selanjutnya melalui Peraturan Gubernur Nomor : 41 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Badan Perpustakaan Daerah Provinsi Nusa Tenggara
Timur bahwa Badan Perpustakaan Daerah mempunyai tugas membantu
Gubernur dalam melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di
bidang perpustakaan.
Badan
Perpustakaan Daerah menyelenggarakan fungsi :
§ perumusan
kebijakan teknis di bidang perpustakaan daerah;
§ pemberian
dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang perpustakaan
daerah;
§ pembinaan
dan pelaksanaan tugas di bidang perpustakaan daerah;
§ pembinaan
unit pelaksana teknis;
§ pelaksanaan
tata usaha, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, sarana dan prasarana serta
rumah tangga;
§ pelaksanaan
tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Susunan
organisasi Badan Perpustakaan Provinsi Daerah NTT terdiri dari :
§ Kepala Badan;
§ Sekretariat terdiri dari 3 Sub Bagian;
§ Bidang
Layanan dan Pelestarian Bahan Pustaka terdiri dari 2 Sub Bidang;
§ Bidang
Deposit, Pengembangan dan Pengolahan Bahan Pustaka terdiri dari 2 Sub Bidang;
§ Bidang
Kelembagaan dan Sumber Daya Perpustakaan terdiri dari 2 Sub Bidang;
§ Bidang
Pengembangan Teknologi Informasi dan Alih Media Koleksi Perpustakaan terdiri
dari 2 Sub Bidang;
§ Kelompok
Jabatan Fungsional.
Melalui
Peraturan Daerah Provinsi NTT Nomor 9 Tahun 2016 tanggal 28 Oktober 2016
tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur,
maka dibentuklah Dinas Perpustakaan Provinsi NTT.
Dinas Perpustakaan Provinsi
NTT mempunyai tugas membantu Gubernur melaksanakan urusan pemerintahan bidang
perpustakaan yang menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan yang
ditugaskan kepada Daerah.
Dinas Perpustakaan Provinsi
NTT menyelenggarakan fungsi :
§ perumusan
kebijakan di bidang perpustakaan;
§ pelaksanaan
kebijakan di bidang perpustakaan;
§ pelaksanaan
evaluasi dan pelaporan di bidang perpustakaan;
§ pelaksanaan
administrasi dinas di bidang perpustakaan;
§ pelaksanaan
fungsi lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Berdasarkan
Peraturan Gubernur NTT Nomor 73 Tahun 2016
tanggal 5 Desember 2016 tentang Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan Provinsi
NTT terdiri dari :
§ Kepala
Dinas
§ Sekretariat
terdiri dari 3 Sub Bagian
§ Bidang
Deposit Dan Pengembangan Dan Pengolahan Bahan Pustaka terdiri dari 2 Seksi;
§ Bidang
Layanan, Otomasi Dan Kerjasama terdiri dari 2 Seksi;
§ Bidang
Pengembangan Perpustakaan Dan Pembudayaan Kegemaran Membaca terdiri dari 2
Seksi;
§ Bidang
Pelestarian Bahan Perpustakaan terdiri dari 2 Seksi;
§ Kelompok
Jabatan Fungsional.
Selama
berdirinya Badan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur telah mengalami
pergantian pimpinan sebagai berikut :
§ Perpustakaan
Negara dipimpin oleh Ny. J. A. Doko-Saudale, sejak tahun 1964-1973.
§ Perpustakaan
Wilayah dipimpin oleh Drs. P. S. Daniel, sejak tahun 1973-1978.
§ Perpustakaan
Wilayah dipimpin oleh Drs. P. S. Daniel sejak Tahun 1978-1986.
§ Perpustakaan
Wilayah dipimpin oleh Kakanwil Depdikbud yakni I. Soeparjo dengan Plh. Drs.
Abraham Gampar, sejak tahun 1986-1987.
§ Kepala
Perpustakaan Wilayah dipimpin oleh Drs. Wardi Setiabudi, sejak tahun 1987-1990.
§ Perpustakaan
Daerah dipimpin oleh Drs. Wardi Setiabudi, sejak tahun 1990-1991.
§ Kepala
Perpustakaan Daerah dipimpin oleh Drs. Lukman Rahman, sejak tahun 1990-1995.
§ Perpustakaan
Daerah dipimpin oleh M. Legiyo, SH sejak tahun 1995-1998.
§ Perpustakaan
Nasional Provinsi dipimpin oleh Albiner Silaen, SH, sejak tahun 1998-2000.
§ Badan Perpustakaan
Provinsi NTT dipimpin oleh Drs. H. Arsyad Daud, sejak tahun 2000-2004.
§ Badan
Perpustakaan Provinsi NTT dipimpin oleh Drs. Daud U. D. Kadiwano, sejak tanggal
11 Oktober 2004-2006.
§ Badan
Perpustakaan Provinsi NTT dipimpin oleh Drs. Mellianus Lima, sejak bulan Maret
2006-2008.
§ Badan
Perpustakaan Daerah Provinsi NTT dipimpin oleh Drs. Nahor Talan, sejak tahun
2008-2013.
§ Badan
Perpustakaan Daerah Provinsi NTT dipimpin oleh Drs. Benyamin Lola, M.Pd sejak
tahun 2015-2016.
§ Dinas Perpustakaan
Provinsi NTT dipimpin oleh Ir. Frederik J. W. Tielman, M.Si sejak tahun 2016-
bulan Pebruari 2019.
Pembentukan
Dinas Kearsipan Provinsi NTT
Pengelolaan kearsipan di Propinsi Daerah Tingkat
I Nusa Tenggara Timur, saat itu dilaksanakan
berdasarkan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur
Nomor 11 Tahun 1982, walaupun dalam pelaksanaannya terdapat masalah dan
hambatan. Masalah yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah Propinsi Daerah Tingkat
I Nusa Tenggara Timur saat itu adalah semakin
menumpuknya Arsip In Aktif pada Gedung Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur. Untuk memecahkan masalah tersebut maka perlu segera
dibentuk Kantor Arsip Daerah sebagai suatu Lembaga/Unit khusus yang menangani
Arsip In Aktif.
Atas dasar inilah maka Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur saat itu yakni
dr. Hendrik Fernandez mengusul kepada Menteri Dalam Negeri untuk membentuk Kantor
Arsip Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur. Usulan Gubernur
KDH Tingkat I Nusa Tenggara Timur tersebut diterima oleh Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia sehingga keluarlah Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor
13 Tahun 1992 tanggal 25 Januari 1992 tentang Pedoman
Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah
Tingkat I Nusa Tenggara Timur setelah mendapat persetujuan dari :
§ Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia dengan surat Nomor D.T.10.1/596/1991 tanggal 22 Agustus
1991.
§ Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara dengan surat Nomor B 1203/1/91 tanggal 14 Desember 1991.
Pembentukan Kantor Arsip
Daerah dimaksudkan sebagai suatu wadah yang
menangani secara khusus terhadap penyelamatan Arsip Pemerintah Daerah Propinsi
Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur termasuk arsip dari Swasta dan perorangan
yang ada kaitannya dengan penyelenggaraan Pemerintah, Pembangunan dan
Kemasyarakatan.
Melalui pengelolaan
kearsipan yang efektif yang semakin disempurnakan diharapkan mampu memenuhi
tuntutan kebutuhan akan informasi dikalangan aparatur, Ilmuwan, Swasta,
masyarakat dan pengguna jasa informasi lainnya yang semakin lama semakin
meningkat.
Pembinaan dan
pengembangan kearsipan di Nusa Tenggara Timur meliputi penyempurnaan sistim,
koordinasi, pelayanan informasi, dokumentasi, pengumpulan Arsip In Aktif,
penilaian arsip, penyerahaan Arsip Statis ke Arsip Nasional Daerah atau Arsip
Nasional Pusat serta pemusnahannya oleh Kantor Arsip Daerah.
Kantor Arsip Daerah
dalam pelaksanaan fungsinya ditunjang oleh Kelompok Jabatan Fungsional antara
lain Arsiparis dan Jabatan Fungsional lainnya seperti Pustakawan dan lain-lain.
Berdasarkan Keputusan
Menteri Dalam Negeri Nomor 362 Tahun 1977 pasal 2 huruf a butir 1 tentang Pola
Organisasi Pemerintah Daerah dan Wilayah dan Keputusan Menteri Dalam Negeri
Nomor : 13 Tahun 1992 tentang Pedoman
Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Daerah Propinsi Daerah Tingkat I
Nusa Tenggara Timur pasal 20, maka Pemerintah Daerah Propinsi
Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur menetapkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur Nomor 1
Tahun 1993 tanggal 19 Pebruari 1993 tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja
Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur.
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur Nomor 1 Tahun 1993
tanggal 19 Pebruari 1993 tentang Pembentukan, Organisasi dan Tata Kerja Kantor
Arsip Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur, kedudukan Kantor Arsip Daerah adalah Unit pelaksana Daerah
dilingkungan Pemerintah Daerah yang dipimpin oleh Seorang
Kepala Kantor yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur Kepala
Daerah.
Kepala Kantor Arsip
Daerah dalam melaksanakan tugasnya secara teknis operasional berada di bawah
Gubernur Kepala Daerah sedangkan koordinasi administratif berada di bawah
Sekretaris Wilayah Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Nusa Tenggara Timur.
Untuk melaksanakan tugas
sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 Kantor Arsip Daerah mempunyai fungsi:
§ perencana dan program
bidang Kearsipan Daerah;
§ Pengumpulan dan
pengelolaan Arsip In Aktif dilingkungan Pemerintah Daerah.
§ pembinaan kearsipan
terhadap Unit-unit kerja dilingkungan Pemerintah Daerah;
§ penilaian dan penyerahan
Arsip Statis Daerah kepada Arsip Nasional Republik Indonesia, setelah mendapat
persetujuan tertulis dari Menteri Dalam Negeri;
§ pengelolaan
ketatausahaan Kantor Arsip Daerah.
Susunan
Organisasi Kantor Arsip Daerah terdiri dari :
§ Kepala Kantor;
§ Bagian Tata Usaha;
§ Bidang Penataan dan
Inventarisasi Arsip;
§ Bidang Pengelolaan;
§ Kelompok Jabatan
Fungsional.
Berdasarkan Peraturan
Daerah Provinsi NTT Nomor 11 tahun 2000 tanggal 07 Desember 2000 dibentuklah
Badan Arsip Provinsi NTT untuk melaksanakan tugas membantu Gubernur NTT dalam
penyelenggaraan pemerintahan dalam lingkup kearsipan.
Untuk melaksanakan
tugas dimaksud, Badan Arsip Provinsi NTT mempunyai tugas :
§ perumusan
kebijakan teknis kearsipan daerah;
§ penyelenggaraan
pembinaan bidang kearsipan;
§ pelayanan
penunjang penyelenggaraan pemerintahan di bidang kearsipan;
§ pengolahan
dan pengelolaan arsip inaktif;
§ pelaksanaan
akuisisi, pengolahan dan pelestarian arsip statis;
§ pelaksanaan
pemberian layanan informasi arsip statis, penggunaan dan penerbitan naskah
sumber arsip;
§ pembinaan
tenaga fungsional arsiparis;
§ pelaksanaan
tata usaha, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, sarana dan prasarana serta
rumah tangga;
§ pelaksanaan
tugas-tugas lain yang diberikan oleh Gubernur.
Susunan organisasi
Badan Arsip Provinsi NTT terdiri dari :
§ Sekretariat,
terdiri dari 3 Sub Bagian;
§ Bidang
Akuisisi dan Pengelolaan Arsip In aktif terdiri dari 2 Sub Bidang;
§ Bidang
Pengelolaan Arsip Statis terdiri dari 2 Sub Bidang;
§ Bidang
Penyuluhan dan Layanan Informasi terdiri dari 2 Sub Bidang;
§ Bidang
Pembinaan Kearsipan terdiri dari 2 Sub Bidang;
Berdasarkan
Peraturan Daerah Provinsi NTT Nomor 9 Tahun 2016 tanggal 28 Oktober 2016
tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur,
maka dibentuklah Dinas Kearsipan Provinsi NTT.
Dinas Kearsipan Provinsi
NTT mempunyai tugas membantu Gubernur melaksanakan urusan pemerintahan bidang
kearsipan yang menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan yang ditugaskan
kepada Daerah.
Dinas Kearsipan Provinsi
NTT menyelenggarakan fungsi :
§ perumusan
kebijakan di bidang kearsipan;
§ pelaksanaan
kebijakan di bidang kearsipan;
§ pelaksanaan
evaluasi dan pelaporan di bidang kearsipan;
§ pelaksanaan
administrasi dinas di bidang kearsipan;
§ pelaksanaan
fungsi lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Berdasarkan
Peraturan Gubernur NTT Nomor 73 Tahun 2016
tanggal 5 Desember 2016 tentang Struktur Organisasi Dinas Kearsipan Provinsi
NTT terdiri dari :
§ Kepala Dinas;
§ Sekretariat terdiri dari 3 Sub Bagian;
§ Bidang Pengelolaan Arsip terdiri dari 2 Seksi;
§ Bidang
Layanan dan Pemanfaatan Arsip terdiri dari 2 Seksi;
§ Bidang
Pembinaan Kearsipan terdiri dari 2 Seksi;
§ Bidang
Pengawasan Kearsipan terdiri dari 2 Seksi;
§ Kelompok
Jabatan Funsional.
Adapun yang pernah
menjabat Kepala Dinas Kearsipan Provinsi NTT adalah :
1. Sri
Hastuti Ehok.
2. Drs.
Piet Sabuna.
3. Drs.
Abraham Tuce Manongga.
4. Drs.
Albertus Elias Foenay.
5. Vincentcius
Jeskial Boekan, SH., M.Hum.
6. Ir.
Frederik J. W. Tielman, M.Si.
7. Drs.
Flori Mekeng.
8. Drs.
Eduard Gana, M.Si.
9. Lambertus
Ibi Riti, SH.
Pembentukan
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT
Berdasarkan Peraturan
Daerah Provinsi NTT Nomor 1 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah
Provinsi NTT Nomor 9 Tahun 2019 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat
Daerah Provinsi NTT, maka dibentuklah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi
NTT.
Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur merupakan lembaga yang melayani
masyarakat dalam 2 (dua) bidang tugas yaitu bidang Kearsipan dan bidang
Perpustakaan.
Berdasarkan Peraturan
Gubernur NTT Nomor 19 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas
dan Fungsi, serta Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi NTT
mempunyai tugas membantu Gubernur
melaksanakan urusan pemerintahan bidang kearsipan dan
perpustakaan yang menjadi
kewenangan Daerah dan tugas pembantuan yang ditugaskan kepada Daerah.
Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur mempunyai fungsi :
a.
Perumusan
kebijakan di bidang kearsipan dan perpustakaan;
b.
Pelaksanaan
kebijakan di bidang kearsipan dan perpustakaan;
c.
Pelaksanaan
evaluasi dan pelaporan di bidang kearsipan dan
perpustakaan;
d.
Pelaksanaan
administrasi dinas di bidang kearsipan dan perpustakaan; dan
e.
Pelaksanaan
fungsi lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Susunan organisasi Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Nusa Tenggara Timur sebagai berikut :
1. Kepala
2. Sekretariat
membawahi :
a. Sub
Bagian Program, Data dan Evaluasi.
b. Sub
Bagian Keuangan.
c. Sub
Bagian Kepegawaian dan Umum.
3. Kepala
Bidang Pengelolaan Arsip.
a. Seksi
Pengelolaan Arsip Dinamis.
b. Seksi
Pengelolaan Arsip Statis.
c. Seksi
Layanan dan Pemanfaatan Arsip.
4. Kepala
Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan.
a. Seksi
Pembinaan Kearsipan.
b. Seksi
Pembinaan Sumber Daya Manusia kearsipan.
c. Seksi
Pengawasan Kearsipan.
5. Kepala
Bidang Pengembangan dan Pelestarian Bahan Pustaka.
a. Seksi
Deposit.
b. Seksi
Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka.
c. Seksi
Preservasi dan Alih Media Bahan Pustaka.
6. Kepala
Bidang Layanan dan Pembinaan Perpustakaan.
a. Seksi
Layanan Perpustakaan.
b. Seksi
Pengembangan Perpustakaan dan Kegemaran Membaca.
c. Seksi
Kerjasama dan Ekstensi Perpustakaan.
7. Kelompok
Jabatan Fungsional.
Kepala Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi NTT adalah Ir. Stefanus I. Ratoe Odjoe, MT sejak
bulan Pebruari 2019 hingga sekarang (dari berbagai sumber).
©johnberek99.blogspot.com
